RODO dla drukarni internetowej – część 2. 7 kroków wdrożenia RODO

rodo dla web to print

Nowe regulacje dotyczące ochrony danych osobowych mogą w znaczący sposób wpłynąć na codzienną pracę drukarni internetowej. Poprzeczka postawiona jest wysoko – wymaga się działania w myśl RODO już na etapie projektowania systemów informatycznych, które muszą w odpowiedni sposób dbać o anonimowość i bezpieczeństwo danych osobowych ich użytkowników.

Niezabezpieczony system dla drukarni web to print może narazić na szkodę nie tylko dane osobowe jego użytkowników, ale także bezpieczeństwo całej organizacji i jej klientów. W tym tekście znajdziesz najważniejsze wymogi i funkcjonalności systemów informatycznych oraz poznasz 7 kroków wdrożenia RODO w drukarni web to print.

System web to print zgodny z RODO

Aby system dla drukarni internetowej był zgodny z RODO, musi spełniać kilka warunków. Oto krótka lista najważniejszych wymogów:

  • Wymóg zgodności przetwarzania danych z prawem

Każdy proces, w którym pojawiają się dane osobowe, powinien być zweryfikowany pod kątem przetwarzania tych danych i zgodności tego przetwarzania z prawem. W tym celu należy ustalić podstawę przetwarzania danych, ich zakres oraz cel. Konieczne jest także przygotowanie klauzul informacyjnych dla osób, których dane przetwarzamy.

  • Wymóg celu przetwarzania

Dane osobowe mogą być przetwarzane jedynie w konkretnych, uzasadnionych prawem celach. Nie można przetwarzać danych w sposób niezgodny z tymi celami lub po ich zrealizowaniu.

  • Wymóg minimalizacji przetwarzania danych

System informatyczny powinien ograniczać przetwarzanie danych osobowych do niezbędnego minimum, odpowiadającego celom przetwarzania. Oznacza to, że należy dbać o regularne usuwanie z bazy tych danych, których przetwarzanie nie jest niezbędne do prawidłowego działania systemu. Dane nieaktualne lub nieprawidłowe także muszą być niezwłocznie usunięte, podobnie jak dane, wobec których upłynął już czas niezbędny do realizacji zakładanego celu przetwarzania.

  • Wymóg ochrony danych

System informatyczny powinien chronić dane osobowe w sposób adekwatny, a przede wszystkim nie pozwalający na ich niszczenie, modyfikowanie lub usuwanie w sposób nieautoryzowany. Jednocześnie, należy zapewnić odpowiednią dostępność tych danych.

 

Funkcje systemu web to print dotyczące RODO

Właściwe oprogramowanie dla drukarni internetowej powinno wspierać i ułatwiać odpowiednie wypełnianie obowiązków narzucanych przez RODO, zwłaszcza poprzez implementację następujących funkcjonalności:

  • Zarządzanie dostępami i uprawnieniami użytkowników.

System powinien być zaprojektowany tak, aby jego użytkownicy mieli jedynie taki dostęp do danych osobowych, jaki jest niezbędny do prawidłowego wykonywania ich obowiązków. Jednocześnie, dostęp do danych powinien być zabezpieczony hasłami.

  • Filtrowanie bazy.

Możliwość filtrowania i katalogowania bazy według aktywności użytkowników pozwala w łatwy sposób znaleźć nieaktywnych użytkowników i usunąć ich z systemu.

  • Prowadzenie rejestrów.

Rejestr i opis lokalizacji baz danych osobowych, rejestr czynności przetwarzania, ewidencja dokumentacji – system informatyczny powinien być wyposażony w narzędzia automatyzujące pracę z RODO.

Należy także pamiętać, aby z punktu widzenia użytkownika systemu, wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych było równie łatwe, co wyrażenie tej zgody.

 

7 kroków wdrożenia RODO w drukarni internetowej

Od natłoku informacji i wymagań, które wprowadza RODO, może rozboleć głowa. Jednak tak na prawdę wdrożenie RODO w drukarni web to print sprowadzić możemy do kilku prostych kroków:

  1. Zidentyfikuj, wyobrębnij i nazwij czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych.
  2. Zwróć uwagę na sposób, w jaki zbierasz zgody na przetwarzanie danych i w jaki sposób można zgodę wycofać lub zmodyfikować swoje dane.
  3. Zadbaj o właściwe poinformowanie użytkowników, kto i w jakim celu przetwarza ich dane osobowe. Udostępnij im swoje dane do kontaktu i poinformuj o przysługujących im prawach (np. do wglądu w dane, do ich przeniesienia, modyfikacji czy usunięcia).
  4. Zbieraj i przechowuj dowody działań związanych z przetwarzaniem. Pamiętaj, by prowadzić rejestr czynności przetwarzania. Powinien on zawierać spis wszystkich działań z danymi osobowymi, dokonywanych przez ich administratora.
  5. Wprowadzając nowe rozwiązania zastanów się, czy są one zgodne z RODO.
  6. Na bieżąco monitoruj i analizuj sytuację pod kątem zgodności z RODO. Nie zapomnij także dopytać, czy partnerzy lub inni dostawcy usług, z których korzystasz, wdrożyli już rozwiązania zgodne z RODO.
  7. Zaktualizuj także swoją politykę prywatności, aby była zgodna z RODO. Nie zapomnij, aby w tym dokumencie poinformować osoby, których dane przetwarzasz, o ich prawach i swoich obowiązkach.

Podsumowanie

Spełnianie wymagań narzuconych przez RODO w drukarni internetowej to nie jest bułka z masłem. Wystarczy jednak kilka kroków i szereg drobnych zmian, aby spać spokojnie. Jakie macie wrażenia z przebiegu wdrożenia RODO w swoich drukarniach? Dajcie nam znać w komentarzach!

Zostaw odpowiedź

Twój adres email nie zostanie upubliczniony. Pola z gwiazdką są wymagane